Da Claudio 
Nella vita di una società a responsabilità limitata (SRL), capita spesso che amministratori o soci anticipino di tasca propria alcune spese aziendali. Può trattarsi di un pranzo con un cliente, di un pedaggio autostradale, di un biglietto del treno o di piccoli materiali acquistati al volo. Spese di questo tipo non sempre sono accompagnate da fattura, ma più spesso da scontrini o ricevute, che rientrano nella categoria delle spese fuori campo IVA.
Il problema nasce quando si deve rimborsare in modo corretto chi ha sostenuto la spesa, registrando tutto in maniera ordinata e conforme alle regole fiscali. Qui entra in gioco l’utilità di un software gestionale: strumenti pensati per semplificare la vita delle imprese, ridurre errori e avere sempre la contabilità sotto controllo.
Rimborsi spese: perché sono importanti
Un rimborso spese è il riconoscimento da parte della società di un costo anticipato da un socio o da un amministratore. Dal punto di vista fiscale, per essere valido deve rispettare alcune condizioni:
- la spesa deve essere inerente all’attività aziendale;
- deve esserci un giustificativo (scontrino, ricevuta, biglietto);
- deve essere registrata nei documenti contabili.
Molte aziende usano un metodo semplice: raccogliere ogni mese gli scontrini in una busta intestata al socio o amministratore. Ma questo sistema, se non viene digitalizzato, rischia di creare confusione, accumulare carte e rendere più complicati i controlli.
Come semplificare la gestione con un gestionale
Un gestionale moderno consente di trasformare una procedura manuale e spesso caotica in un processo chiaro, veloce e sicuro. In particolare, è possibile:
- registrare la busta di rimborso come un documento aziendale, collegando l’importo totale agli scontrini allegati;
- classificare correttamente la spesa come “fuori campo IVA”, evitando errori fiscali;
- associare note o causali, ad esempio “Rimborso spese amministratore – mese di maggio”;
- avere un archivio digitale ordinato, sempre consultabile in caso di verifica o per analisi interne.
In questo modo, non serve più inseguire fogli e ricevute: tutto è archiviato in maniera strutturata e tracciabile.
Vantaggi concreti per l’azienda
Usare un gestionale per gestire i rimborsi spese significa:
- risparmiare tempo: basta una registrazione e il documento è pronto;
- avere chiarezza: le spese fuori campo IVA sono identificate da una voce specifica;
- evitare contestazioni: tutto rimane tracciato e ordinato;
- supportare i soci e gli amministratori: chi anticipa soldi non deve preoccuparsi della burocrazia, perché la registrazione e il rimborso avvengono in modo rapido e trasparente.
In più, l’azienda ha sempre sotto mano lo storico dei rimborsi, utile per pianificare i costi e fare previsioni di bilancio più realistiche.
I rimborsi spese fanno parte della gestione quotidiana di ogni SRL, ma spesso vengono sottovalutati o gestiti in maniera troppo artigianale. Oggi, grazie a un gestionale adeguato, è possibile registrare in pochi passaggi le buste che contengono scontrini e ricevute, classificandole subito come spese fuori campo IVA.
Una soluzione semplice, sicura e trasparente, che permette a imprenditori e amministratori di concentrarsi sulle attività strategiche, senza rischiare di perdere tempo o incorrere in errori fiscali.
In un momento in cui la digitalizzazione è sempre più centrale per la competitività delle imprese, anche un aspetto apparentemente minore come i rimborsi spese può diventare un’occasione per lavorare meglio e con più serenità.