Workflow management: tutti gli strumenti a disposizione delle aziende

I workflow management possono rappresentare degli strumenti molto utili per le aziende, soprattutto per quelle che hanno processi articolati con molteplici soggetti coinvolti. Gestire attraverso un sistema di workflow management le varie fasi di un processo aziendale permette infatti di ottimizzare i tempi, evitare errori e snellire le procedure.

Questi strumenti permettono quindi di razionalizzare i processi aziendali intervenendo su diversi aspetti: ottimizzazione dei tempi grazie all’automazione delle procedure, tracciabilità di tutte le fasi grazie alla possibilità di registrare e tracciare ogni singolo step, collaborazione migliorata tra i dipendenti che possono seguire in tempo reale l’avanzamento del lavoro, riduzione degli errori essendo il flusso interamente digitalizzato.

Un esempio di processo aziendale che può trarre grande beneficio da una gestione tramite workflow management è proprio quello legato alla fatturazione, sia attiva che passiva. Una piattaforma come FatturaPro https://fatturapro.click/ consente ad esempio di automatizzare completamente l’intero ciclo, dall’emissione e invio delle fatture elettroniche alla loro ricezione, dalla conservazione alla contabilizzazione. Grazie ai workflow management i tempi si accorciano, gli errori si azzerano e la collaborazione tra i reparti coinvolti risulta più fluida e tracciabile.

Per qualsiasi azienda che voglia ottimizzare e semplificare i propri processi aziendali complessi, implementare una gestione tramite workflow management può rivelarsi una scelta vincente. Basta conoscere gli strumenti a disposizione e saper sfruttare appieno le potenzialità di queste soluzioni.

Workflow management: cos’è e quali processi riguarda

Il workflow management (o gestione dei flussi di lavoro) consiste nella formalizzazione in un modello esplicito di tutti i passaggi procedurali necessari per portare a termine specifiche attività operative all’interno di un’azienda o di un’organizzazione. L’obiettivo è razionalizzare i processi eliminando attività ridondanti o non valore aggiunto, assegnando correttamente le responsabilità e ottimizzando i tempi di esecuzione lungo l’intera catena del valore.

Nella pratica, quando si parla di workflow management ci si riferisce alla definizione formale e alla successiva implementazione di flussi di lavoro specifici che attraversano le diverse aree aziendali. Questi processi sono rappresentati tramite modelli che mostrano in modo schematico tutte le tappe necessarie, i ruoli coinvolti, le regole di transizione tra un’attività e l’altra e i criteri di monitoraggio dello stato di avanzamento.

I flussi di lavoro oggetto di workflow management comprendono ad esempio l’intero ciclo degli ordini, dalla richiesta del cliente alla consegna del prodotto/servizio, i processi interni di approvvigionamento e logistica, la gestione dei sinistri nel settore assicurativo, le procedure autorizzative nella pubblica amministrazione. In ambito sanitario rientrano invece flussi clinico-assistenziali come la presa in carico del paziente, la gestione delle cartelle, il percorso chirurgico.

Progettando flussi snelli e ben definiti è possibile massimizzare l’efficienza complessiva e portare benefici concreti in termini di riduzione dei costi, qualità del servizio, tempestività delle risposte ai clienti. Diventa inoltre più semplice controllare possibili colli di bottiglia e criticità, apportando le necessarie modifiche per migliorare continuamente i processi.

Workflow management system: le soluzioni migliori per le aziende

I workflow management system rappresentano una soluzione strategica per le aziende che vogliono ottimizzare ed efficientare i propri processi aziendali.

Uno dei prodotti più evoluti è sicuramente Appian, pensato per gestire i flussi di lavoro più complessi di grandi organizzazioni. Con un’interfaccia user friendly, Appian consente di mappare, automatizzare e ottimizzare qualsiasi processo aziendale trasversale come quello delle assunzioni, degli acquirenti o dei reclami. Grazie a configurazioni low-code/no-code è molto flessibile e personalizzabile in base alle specifiche necessità.

Per le PMI una soluzione affidabile è K2, che offre funzionalità avanzate a costi contenuti. K2 permette di progettare e implementare facilmente flussi di lavoro end-to-end coinvolgendo tutte le aree aziendali, integrandosi con i principali sistemi gestionali già in uso. Offre dashboard di monitoraggio e reportistica evoluta per l’ottimizzazione continua.

Per le aziende che operano in cloud un’ottima scelta è Nintex Promapp, completamente web-based. Consente di digitalizzare e semplificare i processi coinvolgendo tutti, dai dipendenti alla direzione, attraverso una collaborazione integrata. Dotato di funzioni avanzate di gestione delle eccezioni e dei task, è personalizzabile anche da chi non ha competenze IT.

Queste soluzioni, se adeguatamente sfruttate, possono portare ad un incremento della produttività, a tempi di realizzazione inferiori, a processi standardizzati e alla riduzione dei costi.